Gestion des dossiers des employés

Pratiques de gestion des ressources humaines

La gestion des dossiers d’employés semble simple, mais celle-ci requiert l’analyse de la législation en vigueur.

Il existe, depuis 1994, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé qui gère la façon et les motifs pour lesquels les dossiers sont constitués sur une personne.

Cette loi mentionne que lorsqu’un dossier est monté sur une personne, il doit y avoir un intérêt légitime de le faire. L’objet du dossier doit être écrit et la personne concernée doit être informée de l’existence du dossier.

Par la suite, lorsque des renseignements personnels sont collectés sur une personne, la cueillette doit être réalisée directement auprès de la personne concernée ou doit être effectuée avec l’obtention du consentement de la personne. De plus, l’entreprise doit assurer la sécurité des renseignements détenus et limiter l’accès aux dossiers aux seules personnes dont ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leur fonction.

Lorsque des renseignements sont communiqués sur autrui, l’entreprise doit obtenir le consentement de la personne concernée. Chacun a accès à son dossier personnel et peut faire corriger, supprimer ou faire ajouter des commentaires à son dossier (sous réserve de certaines modalités).

Dans certains cas, si l’entreprise ou son personnel contrevient à cette loi, des amendes peuvent être imposées!

Conseils aux superviseurs

  • DOCUMENTEZ TOUT!
  • De l’information personnelle se retrouve dans les dossiers d’employés. Assurez-vous que le classeur est verrouillé en tout temps.
  • Si vous insérez des notes au dossier de l’employé, assurez-vous que ce sont des faits vérifiables.
  • Votre employé peut consulter son dossier en tout temps. Demandez-lui s’il accepte de vous accorder un délai de huit heures afin de vous assurer de la conformité de son dossier.
  • Le dossier de l’employé est disponible pour consultation dans votre bureau, et s'il en sort, assurez-vous que tous les documents qui s’y trouvent vous reviennent.

Exemple de pratique de gestion des dossiers d'employés

Énoncé de principe

Chez TECHNOCAPITAL INC., les dossiers d’employés sont gérés de manière à assurer la confidentialité des renseignements qu’ils contiennent. L’accès aux dossiers est limité et ils sont conservés sous clé. Toute communication de renseignements personnels sur un employé à une tierce personne doit être approuvée par l’employé. TECHNOCAPITAL INC. désire ainsi s’assurer du respect de la réputation et de la vie privée de ses employés, tout en étant en conformité avec la loi.

Contenu de votre dossier

Votre dossier d’employé est composé de vos renseignements personnels, des noms des personnes à rejoindre en cas d’urgence, d’un spécimen de chèque, de votre entente salariale (contrat d’embauche), de vos évaluations annuelles, de votre attestation d’admissibilité pour l’assurance groupe (si nécessaire), de votre relevé d’emploi, de votre curriculum vitæ et de votre formulaire d’entrevue.

Accès aux dossiers

Vous pouvez avoir accès à votre dossier d’employé. À cet effet, vous devez soumettre votre demande par écrit à votre supérieur immédiat.