Gestion des mesures disciplinaires

Pratiques de gestion des ressources humaines

L’application des mesures disciplinaires est depuis toujours la bête noire des supérieurs immédiats et des gestionnaires.

Souvent, pour éviter les confrontations, des situations sont tolérées jusqu'à ce que les événements viennent perturber réellement le travail et surtout le climat.

La perception à l’égard des mesures disciplinaires doit pourtant être vue, autant de la part de l’employeur que de l’employé, comme un mode de discussion encadré permettant aux deux parties d’expliquer graduellement leur point de vue. Pour cette raison, l’application de mesures progressives et constructives est une avenue à privilégier.

Conseils aux superviseurs

  • DOCUMENTEZ TOUT!
  • Basez votre argumentaire sur des faits et non sur les dires d’autres employés.
  • Assurez-vous que l’employé est bien au courant de la sanction que vous venez de lui donner : l’a-t-il bien comprise?
  • Si vous rencontrez un employé pour le mettre au courant d’une chose qui ne fonctionne pas, établissez avec lui un plan d’action pour rectifier la situation.
  • Établissez avec l’employé une prochaine rencontre où vous évaluerez si la situation a changé pour le mieux.
  • Faites signer tous les documents distribués à cette rencontre.
  • Donnez une copie à l’employé de sa mesure disciplinaire.

Exemple de pratique de gestion des mesures disciplinaires

Énoncé de principe

Chez TECHNOCAPITAL INC., il est important d’établir clairement les attentes en matière de comportement et de rendement en communiquant directement les éléments importants aux employés. L’ouverture à la discussion et à l’échange sont des avenues privilégiées pour régler les différends et les mésententes.

Toutefois, il demeure que des situations délicates et non désirées peuvent se produire et TECHNOCAPITAL INC. se voit alors la responsabilité d’agir conformément à une procédure établie et connue.

Pour TECHNOCAPITAL INC., les mesures disciplinaires sont vues comme un processus constructif axé sur la correction précoce des problèmes qui incite le gestionnaire et l’employé à se responsabiliser mutuellement pour régler les différends. Il s’agit en fait d’encourager les deux parties à aborder le problème d’une façon constructive et organisée.

La gradation des étapes des mesures disciplinaires

Les étapes des mesures disciplinaires suivent un processus graduel et progressif qui incite l’employé et le supérieur immédiat à convenir rapidement de mesures de soutien pour l’amélioration du comportement.

Pour ce faire, notre processus passe d’abord par une phase explicative, soit une rencontre verbale permettant de signifier les attentes mutuelles. Cette étape préliminaire est habituellement suffisante pour clarifier les faits et s’entendre sur des nouveaux modes de fonctionnement. Cette tâche revient au supérieur immédiat qui devra prendre rendez-vous avec l’employé concerné.

Si la situation ne se règle pas, la phase incitative propose une deuxième rencontre entre l’employé et le supérieur immédiat, rencontre qui sera soutenue par une lettre qui indique clairement les changements à mettre en place. Une entente écrite soutient par la suite l’engagement de l’employé envers l’organisation et le soutien offert par le supérieur immédiat. Une copie de l’entente est conservée dans le dossier de l’employé. Celle-ci explique les sujets traités, les personnes présentes à la rencontre, le plan d’action pour corriger la situation et la date de suivi pour une prochaine rencontre. Cette copie doit être signée par les personnes présentes.

En troisième recours, la procédure prévoit un moment de réflexion afin de permettre à l’employé de rédiger une lettre indiquant ses intentions d’amélioration et sa compréhension des conséquences de ses agissements. La lettre est consignée dans le dossier de l’employé.

En dernier recours, l’employé se voit remettre une lettre indiquant les raisons de sa suspension prolongée ou d’un congédiement, le cas échéant.

La confidentialité

Les rencontres entre le supérieur immédiat et l’employé demeurent confidentielles et seules les personnes ayant accès au dossier de l’employé sont autorisées à les consulter.

Références utiles