Remboursement des dépenses

Politiques en gestion des ressources humaines

Afin de faciliter la gestion des divers remboursements, il importe de mettre en place une politique de remboursement visant à préciser les dépenses admissibles ainsi que les conditions de remboursement en vigueur.

Dans la plupart des entreprises, il arrive que les employés se déplacent à l’extérieur de leur lieu de travail pour assumer certaines fonctions, ou qu'ils produisent des dépenses pour le compte de l’organisation. Dans ce contexte, l’organisation doit rembourser les dépenses encourues par l’employé.

Questions à se poser

  • Quelles sont les dépenses généralement remboursées aux employés?
  • Quelles sont les conditions actuelles de remboursement ? Reflètent-elles le marché? À quand remonte la dernière révision?
  • Quelles sont les dépenses remboursées par la concurrence ainsi que les taux offerts?
  • Que veut-on privilégier dans l’organisation?
  • Le remboursement des dépenses devient-il un avantage imposable pour l’employé?
  • Comment les employés doivent-ils nous informer de leurs dépenses? (Formulaire à compléter)
  • Les employés connaissent-ils les dépenses admissibles ainsi que les conditions de remboursement?
  • Les employés savent-ils à qui s’adresser lorsqu’ils ont des questions relatives au remboursement des dépenses?
  • Les employés ont-ils un délai pour transmettre leur compte de dépenses?
  • Quel est le délai alloué pour le traitement et le remboursement des dépenses?
  • Existe-t-il des ententes corporatives avec des fournisseurs?

Conseils à la personnalisation

  • Assurez-vous d’avoir identifié les dépenses remboursées par l’entreprise.
  • Assurez-vous d’avoir déterminé précisément quelles sont les conditions de remboursement pour chacune des dépenses (taux unitaire, per diem, etc.).
  • Assurez-vous d’avoir une procédure claire et simple pour le remboursement des dépenses (formulaire, procédure simple, annexe des pièces justificatives).
  • Assurez-vous d’avoir déterminé la fréquence de remboursement et d’avoir fixé une date limite pour la production des comptes de dépenses des employés.
  • Assurez-vous de nommer une personne à qui les employés doivent acheminer leur compte de dépenses.
  • Assurez-vous d’indiquer clairement qui a l’autorité pour approuver les dépenses des employés.
  • Avez-vous évalué la possibilité de gérer une petite caisse pour les dépenses moins élevées? (Par exemple, pour les dépenses de moins de 25 $)

Conseils aux superviseurs

  • Assurez-vous de bien connaître les dépenses remboursées par l’entreprise.
  • Assurez-vous d’informer les employés lorsque des changements surviennent dans le remboursement des dépenses.
  • Assurez-vous que la procédure de remboursement des dépenses est bien comprise des employés.
  • Assurez-vous que les comptes de dépenses sont produits à l’intérieur des délais fixés.
  • Assurez-vous que les employés savent à qui s’adresser pour toutes questions relatives à leur compte de dépenses.
  • Assurez-vous que les employés savent à qui transmettre leur compte de dépenses.
  • Assurez-vous que les dépenses sont approuvées par une personne autorisée.
  • Assurez-vous que les dépenses sont remboursées selon les délais fixés par l’entreprise.
  • S’il survient un problème avec l’administration des dépenses affectant le remboursement, informez-en les employés le plus rapidement possible (avant le remboursement si possible).

Exemple d'énoncé pour introduire les politiques de remboursement

Chez TECHNOCAPITAL INC., les dépenses sont remboursées mensuellement. Seules les dépenses justifiées par le travail et approuvées à l’avance par la direction peuvent être remboursées par l’entreprise, sur présentation de reçus. Les déplacements autorisés pour affaires sont payés sur présentation d’un rapport. Il peut arriver qu’un employé ait à faire des déboursés de sa poche pour les fins de son travail, sans que cela soit prévu. Ces dépenses, lorsque justifiées, sont remboursées dans les plus brefs délais, sur présentation des reçus.

Pour des petites sommes n’excédant pas 25 $, les employés peuvent utiliser, sous approbation, les ressources de la petite caisse.Dans le cas où une dépense importante est prévisible, l’employé peut obtenir une avance de fonds de l’administration, en argent ou en chèque.

Pour voir ses dépenses remboursées, l’employé doit produire un compte de dépenses en complétant le formulaire prévu à cet effet, y joindre les pièces justificatives et le remettre au contrôleur la dernière journée de chaque mois. L’employé reçoit un remboursement par chèque dans les 15 jours suivants.