Frais de déplacement

Remboursement des dépenses

Pour de nombreuses organisations, les employés doivent se déplacer dans un endroit autre que leur lieu de travail habituel pour répondre à la demande des clients.

Il revient donc à l’entreprise d’assumer les frais occasionnés pour les déplacements réalisés à sa demande. Pour ce faire, il importe que l’entreprise détermine des conditions de remboursement justes et équitables, applicables à l’ensemble du personnel.

Ce que dit la Loi sur les normes du travail

« Un employeur est tenu de rembourser au salarié les frais raisonnables encourus lorsque, sur demande de l’employeur, le salarié doit effectuer un déplacement ou suivre une formation. » (Article 85.2)

Mise en garde

Si l’employeur ne rembourse pas les frais raisonnables encourus par l’employé suite à sa demande, une plainte peut être déposée à la Commission des normes du travail.

Politique d'utilisation du véhicule de l'employé

Exemple 1

L’entreprise s’engage à rembourser les frais de déplacement des employés, à partir du premier kilomètre effectué, à un taux de 0,43 $ le kilomètre.

Exemple 2

L’entreprise s’engage à rembourser les frais de déplacement des employés pour un déplacement totalisant un minimum quotidien de 25 km lorsqu’ils doivent utiliser leur véhicule dans le cadre de leurs fonctions ou lorsqu’ils doivent se déplacer à un endroit autre que le lieu de travail habituel. Ces frais sont remboursés à raison de 0,43 $ le kilomètre.

Exemple 3

L’entreprise s’engage à rembourser les frais de déplacement des employés selon deux taux : les 500 premiers kilomètres effectués sont remboursés à un taux de 0,43 $ le kilomètre, et les suivants à 0,38 $ le kilomètre).

Exemple 4

L’entreprise rembourse les déplacements des employés à raison de 0,43 $ le kilomètre, selon les distances déterminées dans le tableau ci-dessous.

Lieu de départ Lieu d'arrivée Nombre de km remboursés
Montréal Québec 525 km
Montréal Ottawa 400 km
Québec Trois-Rivières 115 km

Autres moyens (location de voiture, taxi, autobus, train, avion)

Exemple 1

L’entreprise s’engage à rembourser les frais de déplacement de l’employé (location de voiture, taxi, autobus, train, avion) selon le coût réellement encouru, et ce, sur présentation de la pièce justificative. Le transport par train et avion nécessite l’approbation préalable de la direction et la classe économique est à privilégier. Il est à noter que le mode de transport le moins dispendieux est priorisé.

Exemple 2

L’entreprise s’engage à rembourser les frais de location de voiture selon l’entente établie avec le fournisseur, sur présentation de la pièce justificative. L’entente permet la location d’une voiture de catégorie intermédiaire. L’employé devra assumer tous frais occasionnés par une infraction commise au Code de la route.

Exemple 3

L’entreprise s’engage à rembourser les frais de déplacement de l’employé (location de voiture, taxi, autobus, train, avion) selon le coût réellement encouru, et ce, sur présentation de la pièce justificative. La location d’une voiture est permise seulement pour les déplacements de plus de 250 km.