TECHNOCompétences COMITÉ SECTORIEL DE MAIN-D’ŒUVRE EN TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DES COMMUNICATIONS

Dans le cadre du travail, les employés doivent parfois effectuer des achats d’équipements ou de logiciels informatiques. Pour éviter un achat non autorisé ou que le même achat soit effectué plus d’une fois, l’entreprise peut rédiger une politique visant à limiter les achats divers effectués au nom de l’entreprise. L’entreprise peut désigner une personne responsable, allouer un budget ou encore interdire l’achat de certains logiciels ou équipements.

Conseils à la personnalisation

• Assurez-vous que la politique d’achats répond aux besoins de l’entreprise.
• Assurez-vous d’établir une liste d’achats autorisés par l’entreprise.
• Assurez-vous d’identifier une personne responsable d’effectuer les achats.
• Assurez-vous de désigner une personne responsable d’autoriser les achats.
• Assurez-vous de définir la procédure à suivre pour l’acquisition d’équipement ou de logiciels informatiques divers.

Exemple

Les employés ne peuvent procéder eux-mêmes aux achats (logiciels, équipement informatique, papeterie, etc.) Toutefois, ils peuvent en recommander l'achat à leur supérieur immédiat. Celui-ci peut refuser immédiatement la demande d'acquisition du logiciel ou soumettre la demande à l'équipe de direction, selon la pertinence. Si cet achat est accepté, l’employé doit remplir le bon de commande nécessaire à l’obtention du matériel.

Conseils aux superviseurs

• Assurez-vous de bien connaître la politique d’achats de l’entreprise.
• Assurez-vous que les achats effectués sont des achats autorisés par l’entreprise et qu’ils sont faits par la personne responsable des achats.
• Assurez-vous que la procédure à suivre pour l’acquisition de logiciel ou d’équipements divers est connue et respectée du personnel.
• Assurez-vous que le budget alloué aux achats divers est respecté.